ビジネスライティングとは何か?伝わる文章を書くスキルを身に着けよう!

2019年12月14日1.マネジメント

ビジネスライティング
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ビジネスライティング入門

現在の情報量はPC、スマホ等の進化にあわせて情報過多の時代と言える。
そこで相談を受ける相手方は「読まない」「みない」という選択肢をとることが増えています。

手軽に発信ができるようになった今、相手に読んでもらえる文書を書く必要があると思う。では、人に読んでもらうための文章とはどんなものだろうか。

ビジネスライティングのテクニック

読んでもらえる文章とは、どんなテクニックを使っているのだろうか。様々なテクニックがあるが、代表的なものを紹介しよう。

1.インタレスト(興味) 
読み手の関心を呼び込む

2.サムシングニュー   
情報鮮度の新しさを使う

3.フォーカス      
ポイントにフォーカスをあてる。情報を多く書かない。本質的な内容に絞るという勇気を持つ必要がある

4.インパクト
印象をあたえる、作った文章に豊かな表現を与える。いわゆる修辞法

5.レトリック
レトリックは種類として6つにわかれる。「呼びかけ」「引用」「言い直し」「列挙」「体言止め」「反語」

6.婉曲表現(エンキョク)
一般的に否定的な意味をもつ語句を用いず他の語句に置き換える語法。 具体的に聞き手が不快に感じる。困惑を少し和らげる目的で、話し手が 不都合やタブーの抵触を避ける目的に用いられる例として、擬音語、擬態語、韻を踏むが当てはまる

7.アスピレーション  
思いや信念をつたえる技法

8.ネイチャー      
人となりをつたえる技法

参考までに英語のスペルは以下

  • Interest
  • something new
  • Focus
  • Rhetoric
  • Aspiration
  • Nature

非常にたくさんの技術があるといえる。すべてを習得することが必要ではなく、必要に応じて使い分けるスキルを身に着けることが望ましい。
これらを総称して「Infran」と呼ばれています。

当たり前のことですが、当たり前にできるようになるのは難しいですよね。

ファクト化とイメージ化

「自分の書いた文章は何故伝わらなかったんだろう」と思ったことはないでしょうか。
提案書を作っていた中で、何度も上司からダメ出しを食らったことはないでしょうか。
1章で説明したInfranとは別に、筆者が業務経験上得たスキルを紹介したいと思う。、どんな心構えで文章を制作していくべきかなど、参考になれば幸いです。

読み手が具体的にどうすればよいか書く

読み手をひきつけるにはどんなことをかけばよいのだろうか。
よく使われる方法を3つ挙げてみた。

  • 具体的事例をあげる 
  • ビッグワードを避ける 
  • コミュニケーションタイミングにあわせてアウトラインを作る

    一つずつ説明しよう。

具体的事例をあげる

まずは事例を並べることだ。
概念で会話をしても具体的な事例がないと、有効性を判断しにくい。

この事例をあげる際に重要なことは、「具体的」な事例である事。
事例は理論によるシミュレーション値だと、かならず試すことになります。
資料や文書作成のゴールがテストすることであればそれでもよいのですが、販売戦略を決めるとかフィジビリティを判断する当為話であれば、二度手間になることが多いです。

読み手が疑似体験をイメージ化できるような、具体的な事例を含めた説明をしましょう。

ビッグワードを避ける

次にビッグワードの利用をさけることが重要だ。
私は仕事で、ライターさんが記入したブログ記事のチェックをしてる。そうするとわかるのだが、困ったときに汎用的なワードで逃げるライターさんが多い。例えば、「顧客満足度があがる」とか「従業員が安心して務められる」などだ。

なぜ大きなワードを説明に使ってはいけないのかというと、例外のケースが含まれるからだ。
「AだからBの関係」で説明したいが、「AだからBだけどたまにCの関係」になると、説得力にかけてしまうのである。

コミュニケーションタイミングにあわせてアウトラインを作る

これは接触回数に応じた文章校正を作るということだ。
コンペ等の商大でよくあるのだが、一次提案、2次提案とわかれていたり、会社の中でも部門内レビューと役員向けレビューが分かれているケースには、読み手が変わる事を想定し、文章校正をかえるとうまくいきやすい。

そのほかの注意点

そのほか、ケースバイケースで注意する点を以下にまとめてみた。

わかりやすいセンテンスを使う一文一義にする
複数の解釈ができない文章に。
同じ語尾、単語を繰り返さない
冗長的な表現をさける。
本質から外れた情景描写がみられ、稚拙な印象をうけないようにする

文章を書くステップ

それでは最後に文章の書き方についてまとめたいと思う。

文章を書く3つのステップ

文章を書くステップは3つにわかれる。

  1. 準備する
     大枠を考える
     why 目的 whom 読み手 what メインメッセージを考える。
     メインメッセージの根拠を集める。(仮説がロジカルにあっているか)
     検証  再度考えて検証する
     
  2. かけるところから書く
    大枠を考えておけば、かきやすいところから変えていい。フレーズが浮かばなければ
    ×××等でうめて進めていい。
  3. エネルギーを止めない
    効率的な書き方は集中して一気に書くこと。読み手に語り掛けるように書くこと。

以上が、ビジネスで求められる基本的なライティングの基礎だ。
一つお伝えしたいことは、文章は共通した正解というものがないものだということだ。
すべてを習得してまとめた資料でも、相手によっては全く意味のない資料になる。
要は伝え方はやはりケースにあわえせて柔軟に作る必要があるということが、答えだと思う。

以上、この記事についてご意見・ご質問があれば是非「お問い合わせ」からご連絡ください。