コミュニケーションの必要性と改善方法を考察!アウトプットの強化方法が秘訣!!

2019年8月11日2.コミュニケーション

コミュニケーション
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コミュニケーションの必要性

長年サラリーマンをしてきて、ふと最近のビジネスマンの形が変わってきたと感じる事がある。
それはいつの間にか

「無言実行タイプ」の世代から「有限実行タイプ」に変わってきた

という事だ。昔はやはり「忖度」が大事で、文章の行間を読めと習ったものだ。

上司に質問すること自体が勇気がいることで、よく「行間を読め」といわれたものだが、近時は会議にでて「発言しないとは何事だ。いる意味がない」といわれるようになった。

何かの本で、日本の製造業が行き詰まった際にアメリカの社外取締役が新任され、会議にでてみて「なぜ日本人の役員はしゃべらないんだ!」 と驚いたという話を思い出す。

つまり、忖度するやり方は「流行りじゃない」などというレベルではなく、「効率性が低い」といわれるようになった。

要は忖度することによって発生しやすい、ヨミ違いを手直しする時間がもったいないということだ。とはいえ私よりも上の年代の人は相変わらず忖度を求められ、下の世代は効率性の低下を嘆くそんな状況は私だけではないだろう。

仕事で成果を出すためには組織の型にあわせたコミュニケーションが必要!

これに伴い仕事に成果を出すためには

コミュニケーション」

が非常に重要だという結論に至った。仕事の成果は主に組織内でどのような活動ができたかによって変わるからだ。そしてその組織も種類があるので代表的な二つをベースに説明していこう。

私も数名のチームから数百人のオペレーターまで管理したことがある。しかし実際の管理はピラミッド型のトップダウン形式だった。上から事業ミッションが、下から運用相談やトラブルが上がってくるため、成功体験をもとに随時判断していく。そんな組織だった。

しかしそれはもう通用しないと世界になった。ピラミッド型の組織の終焉と、マトリクス型の組織とのハイブリッドが必要とされていること実感したからだ。ピラミッド型のコミュニケーションは常に情報がそぎ落とされて上がり下がりしていくことに限界を感じたからだ。ではマトリクス型の組織がすべていいのだろうかというと、マトリクス型はガバナンスが難しく、Headsupという名の飛ばしが多々発生し、コミュニケーション破綻になりやすい。

では、これら二つの組織のメリデメはなんだろうか。特徴を整理してみよう。

ピラミッド型

いわゆるトップダウン型。組織がツリー上に作られていることが特徴で、トップダウンとボトムアップにて意思決定がされる。一般的な組織。

メリット:
多くの人でゴールを達成するものを目指す場合、労働生産性を高める事に強い。トップダウンで物事を決めていくため、トップ次第で変革スピードが最も速い組織が作られる。経験値や成功体験から方針が作られる事が多く、リピート策には強い

デメリット:
柔軟性やスピードある決断が望みにくく、トップの特色が強くですぎる傾向ある。素早いPDCAや多様性を求められる部署(経営・事業戦略等)は向かない。論理性に欠ける事が多くミスした場合にリカバリ難易度が高い

得意な戦略:
トップダウン・PDCA

私はピラミッド型組織とマトリクス型組織どちらもいたことがあるのだが、両者の違いは上司とのコミュニケーションの取り方だと感じた。

マトリクス型組織

通常のピラミッド型に横ぐしを指す間接組織が存在。間接組織はスピード感をもってプロジェクト推進を行っていく。

メリット :
素早い判断やクロスボーダーな動きがとりやすい。スピード感あふれる戦略実行が可能で、ロジカルな反面、予測に対して制度が弱くなりやすい。

デメリット:
職務分掌や権限もクロスすることがあり、作業が進みにくくなりやすい。論理的に物事を進めるが、ロジカルではあるが専門性に乏しくなりやすいため、現場と乖離した戦略をとりやすい。結果、場当たり的な改善が繰り返され、現場の俗人化・複雑化が起きやすい

得意な戦略:
ボトムアップ 、クロスファンクション、Try&ererr

上記二つの組織ではそれぞれに求められる前提条件が変わり、コミュニケーションの取り方が変わる。

例えばピラミッド型の組織であれば、キーマンまでに複数の上司が存在することが多く、相談なしにキーマンにアプローチすると、相談されなかった上司たちはその行為が正しくても協力を得られなくなることも多い。
一方、マトリクス型組織では逆にトップアプローチをして話を進めるほうが早く、間にいる上司も同じ目的をもっている前提で進みやすい。ただ、しっかりとリーダーシップをもってコミュニケーションしないと、検討が浅くなり手戻りが発生しやすい。

上記のようにキーマンがどちらの組織に所属しているのかによって、コミュニケーションの取り方を変えないと、プロジェクトがうまく進まず成果を出すことに支障をきたす。

ではコミュニケーションの強化とは何をすればよいのだろうか。

それはアウトプットの強化だ。

コミュニケーションの強化=アウトプットの強化とは

次にアウトプットって何?という疑問について考察していく。

OUTPUTって何?

アウトプットとは伝えるという行為と定義すると
重要な事として「伝える方法」は2つの種類がある。
1つは無意識的なもの。
もう1つは意識的なものである。
1.では無意識のものを説明したい。

無意識のアウトプットとは

無意識のアウトプットとは外観、見た目、振る舞い、服装等、印象等のことだ。

皆さんはこれを目にしたときにどう思っただろうか。スッと同意できない方もいる事だろう。私もそうだった。そういう人は、認識せずポジショニングに失敗していることがあるので、重要性を考えてみるといいだろう。

・無意識のアウトプットの重要性


身なりや外見は印象という最初のアウトプットだ。
営業職だろうが、サービス職だろうが、人と会う現場もそうでない人も、誰しもが見た目で情報を発信する。これは異論がないだろう。

それはある程度のスキルと経験と役職を身に着けた人は、そういうものに気を付けなくても回りが聞いてくれるため、自然と手を抜いてしまう事が多い。多忙な人だとなおさらだ。
髪を染めることをやめたり、体型コントロールもゆるくなってくる。

こういう人は自己実現に投資ができない人ととらえられる場合がある。
逆に、「どう見られているのか?どう見られたいのか?」という視点から外観を気にするようになると、自然に言葉に自信がみなぎり、ディスカッションの時にポジショニングが迷わず取れるようになった。

コミュニケーションを円滑に進めるために重要な項目であることを意識しよう。

意識的なアウトプットとは

もう一つのアウトプットは意識的なアウトプットにあたる。
口頭、電話、チャット、メール等の手法は当然だが重要だ。

意識的なアウトプットは、日常的に常に何度も行われているので経験していない人がいない。事故の欲求にあわせて会話をしたり、質問したり、挨拶したりもアウトプットである。

ビジネスにおけるアウトプットは報連相と呼ばれるものも多いが、営業職だと飲み会や、提示報告もアウトプットだ。これらコミュニケーションの重要性は容易に想像がつくだろう。

意識的なアウトプットの重要性

誰に」「どんな」アウトプットするか?

「誰に」を事前に考えることが重要なことは間違いない。言いたいことはよくある「常に上司を意識しろ」だけではなく、ステークホルダーマネジメントを意識しようということだが、これはマネジメントの記事にて記載しよう。

「どんな」を語るうえで重要なことは、「良質なアウトプットはインプットから始まる。」ということだ、インプットが薄いとアウトプットが浅くなりやすい。

良質なアウトプットを実行するためには、自分に知見をつける必要があり、自分の知見を深めるためにはアウトプットの鍛錬が必要だ。

そこでおすすめなことは自分向けに実施するアウトプットだ。ノートに書く、誰かに話題を振る、ブログやツイッターに書く等こちらもいろんな方法がある。

なお、アウトプットの方法が無数にあるということは、無数に方法を備えるということは現実的ではない。自分の得意なアウトプットの型を作っていこう。

コミュニケーションを鍛えるには

上記の通りコミュニケーションを鍛えるためには、アウトプットを、アウトプットを鍛えるためには無意識と意識的なもの2つを鍛えることを記載してきた。

具体的には、無意識のアウトプットに関しては、個人の嗜好にあわせて自己実現を考えることがいいだろう。ポイントとしては私はペルソナを意識している。自分はどういう風にみられているか、どう見られたいかをMIXして、なりたい自分をイメージして見せるようにしている。

意識的なアウトプットは、インプットと密接に絡む。自分はアウトプットの3:7の法則(2週間に3回のアウトプットをすると7割インプットされる)を心がけており、ノートに書く、家族に話す、ブログに書く。を実践している。


本記事は以上とさせていただきます。筆者が実体験から感じたコミュニケーションの重要性やアウトプットの大切さ等が伝わり、皆さんの参考になるものはあると幸いです。

ご意見のある方はお問い合わせまで連絡いただければ幸いです。