ファシリテーションとは?意味のある会議にするためにその方法を検証!

2019年10月27日1.マネジメント

ファシリテーションイメージ

ビジネスにおけるファシリテーションの重要性とは何か。
誰もが参加したことがある無駄な会議はなぜなくならないか。
逆にファシリテーターに求められるスキルは何か。

この記事はそんな疑問に実際のビジネス体験から回答を出していきます。

ファシリテーションとは何か?

ファシリテーション(facilitation)とは会議や研修、ミーティングなどさまざまな活動の場において、良質な結果が得られるように活動のプロセスをサポートしていくこと

と定義されている。正直司会とか進行役と思われている方も多いと思う。

ただ、それは本質的ではない。

「司会がその場を進行する」ことは、ファシリテーションの一部にしか過ぎません。参加者が集団で問題を解決するため、認識の一致を確認したり、相互理解を深めたりするためのサポートをして、成果を生み出す手法がファシリテーションの定義です。

そのため、司会・進行の役割とは別に、ファシリテーター(ファシリテーションを行う人)を置くケースもあります。

ファシリテーションの目的とは

ゴールアプローチ
ファシリテーションの目的

ではファシリテーションは何のために設置するのだろうか。

それは、パーソナルデータが違うたくさんの個人や会社やグループが違う会社間取引において、多くの意見を取りまとめ、スムーズに進行し、達成や完了といったゴールに結びつけるためだ。逆にこれができていない会議はファシリテーションがうまくいっていない会議になる。

実社会ではいろんなタイプの会議がある。
ただ、会議ばかりの会社で打ち合わせはしているが、何のためにしているかわからないものが多くないだろうか。また、打ち合わせはしたが明確な指針が出なかったものはないだろうか。それが定期報告であったとしてもだ。

ビジネスにおける会議は、次のアクションにつなげるものでなければならない。

そして

会議をすることが目的の会議はもういらない

そこで会議を実践する上で重要なことがファシリテーションとされ、。
会議の到達点を決めてそこに向けた論点を洗い出し、集中して話し合うことをリードすることが役割をもたせて、会議を有意なものにするために使われている。

では次に、ファシリテーションに必要なプロセスを考えていく。

ファシリテーションを実行するためのプロセス

ファシリテーションをしっかり実施するプロセスの種類はどんなものがあるのだろうか。
まず準備として

「仕込み」
「さばき」
「結論づけ」

上記の3つが重要になる。

仕込み

議論の出発点と到達点の明確化のことを指す。
参加者の状態把握し、前提条件をなるべくそろえることが重要だ。会議は常に同じメンバーが参加できるものではない。そのため、論点を設計し到達点に至るまでのプロセスを整理していく。

到達点にいたるまでの論点を整理して導くこの準備をすることが何より重要だ。
続いてさばきについて説明する。

さばき

さばきは発言を引き出したり、発言を理解し共有することをさす。いわゆる盛り上げと統率だ。
会議は種類によることもあるが、多くの意見をだして検討することに意義がある。
一人で決めないために会議を開くので、多くの意見を取り入れて結論をだすようにコントロールしよう。

仕込みとさばきができたら議論を方向付ける結論付けで仕上げる。

結論付ける

結論のポイントはコンフリクトマネジメントだ。コンフリクトマネジメントを終わらせて、最終的な合意項目は何か、残課題は何かを抽出して次のステップへ移行する。

コンフリクトマネジメント

いわゆる対立をマネジメントすることです。ここで私は実体験から一つの主張がある。

会議で特に重要なことは


感情に配慮する(いわゆる腹落ちする状況を作る)


ことだと私は思う。会議をロジカルに定着することは、知見によってできるようになった。ロジカル性を考慮するビジネスの判断はそれで進むように思われる。

ただし、それは会議の場においてのみだ。会議の本当のゴールはもっと先にあることが多く、その際に感情で無用な衝突を残さないようにすることが重要だと思う。

そうするとことで、高い目的に自発的な行動につなげることができると思う。

仕込み・さばき→腹落ち感→高い目的・自発的な行動へとつながることが、
本当の意味でのゴールにつながるファシリテーションなんだと思う。

いかがでしたでしょうか。異論や相談があれば是非問い合わせからご連絡ください。

こういう会議を私はしたい。